L'ICOM, conscient de la gravité du problème de l'assurance des biens culturels, a demandé à un groupe de travail d'étudier cette question à la fin de 1971. Le groupe de travail s'est réuni trois fois entre 1972 et 1973. En 1974, l'établissement des "Directives pour la rédaction d'un contrat de prêt" est un des résultats de cette étude.

1. Généralités 2. Responsabilités et frais 3. Rapport sur l'état du prêt 4. Assurance 5. Formalités douanières 6. Emballage

7. Transport 8. Escorte 9. Environnement 10. Sécurité 11. Photographie et reproduction

1. Généralités
1.1. L'emprunteur et le prêteur s'engagent à respecter les termes du présent contrat. Ils peuvent néanmoins, par accord mutuel, y ajouter, ou en retrancher certains termes, ou en modifier la formulation.
1.2. Le prêteur se réserve le droit de reprendre immédiatement son prêt si les clauses du contrat ne sont pas respectées et décline toute responsabilité quant aux conséquences d'une telle action.

2. Responsabilités et frais
2.1. L'emprunteur s'engage à régler immédiatement, à la demande du prêteur, certains frais convenus à l'avance, assurance, emballage, douane, transport (y compris les frais de toute personne qui accompagnerait le prêt), exposition, garde.
2.2. A la demande du prêteur, l'emprunteur accepte la charge des frais occasionnés par la préparation du prêt.
2.3. L'emprunteur doit prendre les mesures nécessaires pour assurer correctement la garde, la manipulation, le transport, le déballage et le remballage du prêt.
2.4. L'emprunteur accusera réception du prêt dès le déballage.

3. Rapport sur l'état du prêt
3.1. Le prêteur doit préparer à l'intention de l'emprunteur un rapport aussi détaillé que possible sur l'état du prêt.
3.2. Le rapport sur l'état du prêt devra stipuler les conditions climatiques et de transport du prêt et comporter une description minutieuse de la composition et de l'état de l'œuvre au moment du prêt.
3.3. Le rapport sur l'état du prêt sera envoyé à l'emprunteur avant le départ du prêt afin qu'il puisse s'assurer qu'il ne prend aucun risque inutile. Des doubles de ce rapport voyageront avec le prêt.
3.4. Au reçu du prêt, l'emprunteur en vérifiera l'état d'après le rapport dont il retournera au prêteur, dans les quarante-huit heures qui suivront le déballage, un exemplaire où tout changement survenu dans l'état du prêt devra être noté. Il en sera de même lors du transfert du prêt dans une autre institution.
3.5. Tout changement appréciable survenu dans l'état du prêt, que ce soit lors de son transport ou de son exposition, doit être immédiatement signalé au prêteur.
3.6. Au cas où le prêteur jugerait nécessaire d'examiner lui-même le prêt ou de le faire examiner par un membre du personnel ou un représentant du musée prêteur, les frais occasionnés par un tel examen seraient à la charge de l'emprunteur.

4. Assurance
4.1. L'emprunteur accepte de souscrire une assurance ou de payer une indemnité qui convienne au prêteur.
4.2. La police d'assurance ou d'indemnisation prendra effet immédiatement c'est-à-dire couvrira le prêt depuis son départ de chez le prêteur jusqu'au moment où il sera replacé à l'endroit spécifié dans la police d'assurance ou d'indemnisation.
4.3. En cas de perte totale, la police d'assurance ou d'indemnisation doit prévoir le versement d'une somme égale à la valeur agréée du prêt stipulée dans la police d'assurance ou d'indemnisation.
4.4. En cas de perte partielle ou de dommage, la police d'assurance ou d'indemnisation doit prévoir le versement d'une somme couvrant le remplacement ou la réparation du prêt endommagé et sa dépréciation.
4.5. La police d'assurance ou d'indemnisation peut prévoir une levée de subrogation à l'égard de l'emprunteur.
4.6. Lorsque l'emprunteur souscrit une police d'assurance ou d'indemnisation, il doit en fournir la preuve au prêteur pour accord avant l'expédition du prêt.
4.7. Si le prêteur décide de souscrire lui-même une assurance, il doit, sur demande, en fournir la preuve à l'emprunteur.

5. Formalités douanières
5.1. Le prêteur doit s'occuper des formalités douanières dans les locaux où s'effectue l'emballage, juste avant l'expédition. L'emprunteur doit s'assurer que l'inspection par les agents des douanes ne se fera qu'à l'arrivée dans ses locaux. Aucun prêt ne doit être déballé pour examen au cours de son voyage, à l'aller comme au retour.

6. Emballage
6.1. Le prêteur prépare l'expédition du prêt, dans un emballage approprié et sûr, et se réserve le droit de désigner son emballeur s'il le juge nécessaire. L'emprunteur se réserve le droit d'examiner l'emballage avant l'expédition.
6.2. Au retour, le prêt sera emballé exactement de la même manière qu'à l'aller, en utilisant, dans la mesure du possible, les mêmes caisses, emballages, rembourrages et autres accessoires, à moins qu'un changement ne soit expressément autorisé par le prêteur. Tout le matériel d'emballage sera mis en réserve durant la période de prêt dans un endroit porté à la même température et au même degré d'humidité que celui où le prêt est mis en réserve ou exposé.

7. Transport
7.1. L'emprunteur et le prêteur s'entendent mutuellement sur les dispositions à prendre concernant le transport. Le prêteur se réserve le droit de spécifier les modalités du transport et de refuser tel ou tel fournisseur sans avoir à en donner la raison. Les véhicules et le matériel utilisés pour le transport ou la manutention devront être adaptés au travail spécialisé exigé et si nécessaire équipés d'appareillages de sécurité.
7.2. Les deux parties devront s'assurer que les transbordements aux portes d'entrée et de sortie sont effectués avec rapidité et compétence.

8. Escorte
8.1. Au cas où le prêteur spécifierait que le prêt doit être accompagné par un garde ou une escorte, il se réserverait le droit de les désigner.
8.2. Les membres de l'escorte doivent appartenir au personnel de musée et être familiarisés avec les techniques modernes d'emballage et de transport utilisées.
8.3. Les membres de l'escorte doivent surveiller et superviser l'emballage, le déballage, le chargement, le déchargement du prêt et tous les transferts.

9. Environnement
9.1. L'emprunteur se chargera de protéger le prêt de façon permanente contre les risques d'incendie ou d'inondation, d'exposition excessive à la lumière ou aux radiations, d'écarts de température ou de variations du taux d'humidité, d'attaques par les insectes ou la pollution. L'emprunteur devra signaler au prêteur toute exposition du prêt dans un environnement inhabituel.
9.2. Le prêteur se réserve le droit de définir les conditions spécifiques relatives au paragraphe 9.1. et d'exiger de l'emprunteur qu'il maintienne les conditions de l'environnement dans les limites convenues. (Note : l'Icom recommande que les prêts sensibles à la lumière ne soient jamais exposés directement à la lumière du jour, les prêts modérément sensibles à la lumière ne doivent être exposés qu'à un éclairage avec filtre anti UV dont l'intensité ne dépasse pas 150 lux. Le taux d'humidité doit être normalement maintenu à 54% ± 4%.)

10. Sécurité
10.1. L'emprunteur doit se charger de protéger le prêt de façon permanente et efficace contre les risques de vol ou de dommage. Le prêteur peut accepter qu'un système électronique de sécurité soit utilisé seul ou comme complément d'une surveillance humaine.
10.2. Le prêteur ou son représentant autorisé se réservent le droit de vérifier à l'improviste les précautions prises quant à l'environnement et la sécurité durant la période de prêt.
10.3. L'emprunteur s'engage à ce que le prêt ne soit en aucune façon traité, nettoyé, réparé, remonté, refixé ou soumis à un quelconque examen scientifique, à moins que cela n'ait été spécifiquement autorisé par le prêteur, ou que cela ne soit nécessaire pour assurer la protection immédiate du prêt par suite d'un accident (cf. paragraphe 3.5.).

11. Photographie et reproduction
11.1. Le prêt ne sera pas photographié, filmé, télévisé ou reproduit seul, à moins d'un accord préalable du prêteur. Des vues générales de l'exposition où figure ce prêt pourront cependant être prises pour les besoins de la presse ou de la publicité.
11.2. Lorsque le prêteur a accepté que le prêt soit photographié, filmé ou télévisé, l'emprunteur doit s'assurer que :
(a) les projecteurs ne sont pas placés à moins de deux mètres du prêt.
(b) les projecteurs utilisés n'élèvent pas la température à la surface du prêt de plus de 3° par rapport à la température ambiante.
(c) le prêt n'est ni touché ni déplacé excepté par les employés qualifiés de l'emprunteur.
11.3. Au cas où le prêteur aurait accepté la reproduction photographique du prêt, l'emprunteur devra s'assurer que le nom du possesseur du prêt figure sur celle-ci de la façon indiquée par le prêteur.
11.4. L'emprunteur doit s'informer si l'œuvre est sous copyright et entamer les démarches légales nécessaires au cas où le prêt serait reproduit.

Publié dans les Nouvelles de l'ICOM, v. 27, n° 3/4, 1974, p. 50-51. © ICOM